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Cómo organizarse mejor con la matriz Eisenhower

Publicado eljul 23, 2008 in Sin categoría
Como emprendedores que somos uno de nuestros principales enemigos son los "días ocupados" esas jornadas donde en la agenda hay demasiadas tareas y en el reloj poco tiempo.
La única manera de no vernos ahogados (al menos hasta que se encuentre la forma de viajar en el tiempo) es la de organizarnos mejor, especialmente identificando lo que es realmente importante y después poniendo nuestro esfuerzo en ello en vez de en la insignificancia de turno.
Una técnica sencilla y útil para esto es utilizar la "Matriz Eisenhower" con la que poner en su sitio las tareas en nuestro negocio y después actuar de la manera más eficiente posible con ellas.
Matriz Eisenhower
Matriz Eisenhower

La matriz Eisenhower es muy sencilla, es una matriz 2×2 como la que se puede ver en la imagen de la derecha. Podemos apreciar que en el eje horizontal X tenemos una línea de Urgencia (cuanto más a la derecha más urgente es algo) y en el eje vertical Y tenemos la importancia (cuanto más arriba más importante es).
Puede que a alguno le suene esta matriz, se hizo popular gracias al libro los 7 hábitos de la gente altamente efectiva de Stephen Covey, de hecho se suele atribuir a Covey la matriz de Eisenhower.
La cuestión es que esa matriz nos tiene que servir para "medir" lo que tenemos que hacer, debemos ir una por una de nuestras tareas y preguntarnos cómo de importantes son en nuestra pyme y también cómo de urgentes son, es decir que cada cosa que tenemos encomendada deberemos colocarla en la matriz para ver en qué lugar se sitúa.
Cuando algo resulta urgente y a la vez importante (cuadrante 2) debemos hacerlo ya, porque de lo contrario o será desastroso para la empresa o bien estaremos dejando pasar una oportunidad que no podemos permitirnos. (Cuanto más arriba y a la derecha esté algo más importante y urgente es).
Cuando algo sea importante pero no sea urgente (cuadrante 1) debemos planificarlo en la agenda (y por supuesto cumplirlo debidamente cuando llegue el momento).
Si algo es urgente pero es una tarea poco importante (cuadrante 4), entonces debemos delegar siempre que podamos o emplearemos nuestro precioso tiempo en actividades que aportan poco valor.
Si algo no es importante ni urgente (cuadrante 3), no debemos hacerlo. A lo largo de la vida de nuestra pyme realizaremos cientos de tareas de esta clase, pero si queremos ser más eficientes y organizarnos mejor debemos tener la saludable costumbre de identificarlas y dejar de hacerlas, aunque nos cueste.
El principal problema de la mayoría de pequeñas empresas (y en eso somos todos culpables) es que, como solemos estar inmersos en una dinámica negativa de mucho trabajo y gran responsabilidad no solemos ver con claridad a la hora de evaluar lo que tenemos que hacer.
Los males esenciales que sufrimos son:
  • No somos capaces de distinguir lo realmente importante.
  • No somos capaces de delegar (o no tenemos a nadie) aún cuando identificamos algo como poco importante.
Por experiencia el resultado es que esos cuadrantes se vuelven borrosos y al final intentamos hacerlo todo nosotros.
Esta técnica de la matriz puede ser muy útil para poner las cosas en su sitio, pero tenemos que empezar a mentalizarnos de que para evaluar bien:
  • No es lo mismo lo que nos apetece hacer que lo que necesita realmente la empresa. Las necesidades de la empresa tienen que ir primero a la hora de valorar.
  • No todo lo que hacemos es importante y hay que empezar a ver qué es lo que realmente hace crecer la empresa. De hecho, la mayoría de cosas que estamos haciendo, muy probablemente, no son las que mayor impacto causan, así que debemos pararnos un momento y descubrir claramente cuáles son esas cosas que realmente marcan la diferencia. Observar el pasado sin prejuicios y no para hasta descubrir qué ha funcionado puede ser la mejor manera.
  • Solos no podemos. En cuanto el "cash-flow" lo permita debemos liberarnos de las tareas del cuadrante 4 para tener más posibilidades de emplear ese tiempo en cosas que pertenecen a otros cuadrantes superiores.
Al final, si uno no clarifica y se organiza en lo importante los días del emprendedor acaban todos en el cuadrante 4, pareciendo que todo es importante y urgente, es pasarse el día apagando fuegos y corriendo de un lado a otro, mientras que lo ideal es estar en el cuadrante 1, es decir, dedicados a lo que es importante pero sin tener encima la espada de Damocles.
Puede parecer muy fácil de decir, pero gran parte de situar todo en ese "cuadrante del agobio" es responsabilidad de habernos organizado de forma pésima y de no distinguir las cosas con claridad y perspectiva. Y no es por sermonear desde el púlpito, es que es algo vivido (antes y ahora) en carne propia, pero es algo de lo que te das cuenta cuando miras de manera sincera. Tenemos una gran parte de responsabilidad.
No me creo que ni el mayor "gurú" de la organización no confunda los cuadrantes y las tareas más de dos veces (somos personas) pero nuestra misión es que, en la medida de lo posible, "vivamos" siempre en el cuadrante 1 y en eso podemos influir mucho aunque no lo consigamos siempre si:
  • Miramos con claridad
  • Somos rígidos priorizando de verdad ( dejando de poner excusas o viendo las cosas distorsionadas convenientemente).

= =
La Matriz Eisenhower constituye uno de los instrumentos del llamado "Speed Management" - gestión en situaciones de apremio. Su utilidad radica en distinguir lo importante de lo aparentemente urgente, y sirve así para contrarrestar la tendencia que se formula en el dicho "Los asuntos que apremian impiden ver lo importante".
La selección de esos asuntos aparentemente urgentes puede estar condicionada por intereses y aficiones propias, por sentirse más competente en este que en aquel terreno, por presión del jefe, etc. Y cuando se procede así, al final se tiene la sensación de que uno es mero juguete del torrente de acontecimientos que uno no domina. Una reducción selectiva de complejidad deberá sin embargo realizarse de forma metódica, estableciendo prioridades de forma racional.
El diagrama Eisenhower ayuda a ordenar distintos grados de urgencia, de importancia y a poder delegar ciertas tareas a colaboradores internos, o a subcontratar fuera. Se la puede emplear también en "horas punta" de trabajo, cuando las capacidades existentes apenas si parecen bastar para cumplir las tareas de dirección.
La matriz sólo "visualiza", no responde a la pregunta sobre "qué" es lo realmente urgente o importante. Por eso debe empleársela sólo como medio auxiliar para ayudar a la reflexión.
En el caso de premuras de trabajo en producción, la cuestión será establecer preferencias en la distribución de tareas a personas y máquinas sin prejudicar posteriores desarrollos.

Matriz Eisenhower para evaluación de tareas importantes o urgentes


Importancia
Importancia
Relevancia:
secundaria
mayor

Urgente
Tareas C
Tareas A


Eventualmente a realizarlas uno mismo
o delegarlas a tiempo
Ejecutar y en principio
hacerlas uno mismo



No
urgente
Dejar de lado
Tareas B


Esperar y eventualmente



delegar

Las prioridades de importancia y urgencia deben determinarse en tales casos atendiendo a criterios como los siguientes:
· empeoramiento del rendimiento ocasionado por acumulación de fallos o errores,
· pérdida de ingresos por sobrecarga de trabajo no realizable,
· alargamiento de plazos de entrega,
· falta de control ante afluencia masiva de obra,
· defectos de los medios de producción que se necesitarían para cumplir encargos,
· decreciente sentimiento de responsabilidad ante el trabajo, etc.
En la fijación de esas prioridades hay que atender además a una jerarquización de objetivos, en que se decidirá (una pre-decisión de carácter de "política y estrategia global de empresa") sobre los grados de importancia de factores como:
- reducción de costes de fabricación
- cumplimiento puntual de plazos de entrega
- calidad del serducto producido
- cumplimiento de objetivos estratégicos a largo plazo
· etc.
Puede ser una ayuda en cuanto permite inventariar:
v Actividades necesarias y exigidas
v Zonas propensas a sobrecarga de trabajo, y de posibles problemas
v Medios y colaboradores que podrían ser dedicados a puestos con elevadas exigencias al rendimiento.
Pero la tarea básica del Speed Management consistirá ante todo en determinar qué posibles fluctuaciones puede experimentar el flujo de trabajo (nuevos encargos, pasos del trabajo), y cuantificar de alguna forma las capacidades existentes y las que serían necesarias.
En general, un sistema socio-técnico productivo tiene tres posibilidades para equilibrar la calidad de sus rendimientos y el acortamiento de los tiempos de obra en curso:
v Clasificar los pedidos y deseos del cliente con el objetivo de cumplir en primer lugar los más urgentes e importantes
v Equilibrar flujos de tareas y posibilidades de actuación; repartir en un período mayor o distribuir entre varios puestos ciertos procesos más complejos - pero evitando en lo posible recurrir a crear nuevas capacidades
v Utilizar la filosofía del "just-in-time" - cuando se trata de tareas repetitivas o cuando el trabajo se debe realizar en secuencia lineal temporal.
Limitaciones
La matriz Eisenhower no considera los medios para cumplir objetivos (como sí los considera la matriz del Hoshin-Kanri), p.ej., no permitiría relacionar medidas como incremento de motivación del personal con ciertos incentivos, o contratación de ciertos servicios externos etc.
Asimismo, la formulación de prioridades sólo con esta matriz puede inducir a proceder sacrificando posibilidades abiertas a largo plazo, a la solución de problemas a corto plazo.

Diagrama Eisenhower
Condiciones:
* Se tienen bien definidas las tareas ordinarias
* Se conocen los tiempos disponibles (al día, semana ...)
* Se tienen definidas las tareas y obligaciones a cumplir
Campo de aplicación:
* Organizar mediante delegación
* Organizar según objetivos personales
* Inventariar categorías de tareas pendientes
* Técnica personal de organización del trabajo propio
* Superación organizacional racional de problemas y perturbaciones

Ventajas:
+ Obliga a clasificar tareas y prioridades
+ Permite clasificar rápidamente tareas según categorías de importancia/urgencia
+ Posibilita delegar tareas y competencias
+ Ayuda a reducir el stress
+ Reduce costes ocultos surgidos por defectos de calidad
+ Favorece armonizar tareas y capacidades de los sujetos
+ Es muy fácil de comprender y aplicar
Desventajas:
- Eventualmente favorece pensar a corto plazo
- Puede simplificar demasiado la complejidad real de la situación
- Puede ser muy subjetiva
- Acentúa excesivamente los aspectos temporales frente a los estratégicos
- Alberga el riesgo de acumular "montañas de papeles" sin elaborar, por cumplir tareas más urgentes


Video de como construirla: - http://www.youtube.com/watch? v=wU3SVUngKSo
Video de como se usa en ipad: - http://www.youtube.com/watch? v=DhgRjZN-RC4&feature=related